Raumbuchung mit Outlook und Ihrer Kalenderumgebung.
Ein Raumbuchungssystem. Drei Wege der Kalenderanbindung.
Microsoft 365
Verbinden Sie Ihre Raumbuchung mit Microsoft 365 (Office 365) und Exchange Online. Bestehende Raumkalender bilden die Grundlage für Ihre Besprechungsraumplanung.
Exchange Server SE
Binden Sie Ihre vorhandenen Raumressourcen in Exchange Server Subscription Edition (SE) On-Premises an die Raumbuchungssoftware an.
Ohne Microsoft
Setzen Sie HXA Room Booking unabhängig von Microsoft 365 und Exchange für Ihre Raumbuchung ein.
Eine Ressource. Mehrere Displays.
Sie lizenzieren je Ressource und bestimmen selbst, ob sie ein Raum oder ein Space ist. Mehrere Displays an derselben Ressource benötigen keine zusätzlichen Ressourcenlizenzen.
Free
0 €
Kostenlos weiter nutzen – nach Ihrem Premium-Test.
Premium
12,99 €
netto je Ressource und Monat
Enterprise
Auf Anfrage
Für individuelle Lösungsanforderungen.
Welches Paket passt zu Ihnen?
Room Service, Meeting-Timer und Raumtemperatursteuerung sind separat lizenzierte Add-ons.
| Funktion | Free | Premium | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Kalenderabgleich, Tagesagenda und Raumverfügbarkeit | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Vollbildmodus | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Raumstatus | Grün / Rot | Grün / Gelb / Rot | Grün / Gelb / Rot |
| Synchronisierungsintervall | 30 Sekunden | Frei wählbar | Frei wählbar |
| Quick Booking | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Terminplanung direkt am Display | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Check-in, Check-out und früher Check-in | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Eigenes Branding | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Erweiterte Administration | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Support per Ticketsystem | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Automatische Meeting-Workflows | Nicht enthalten | Nicht enthalten | Enthalten |
| Analysen zu Räumen und Ressourcen | Nicht enthalten | Nicht enthalten | Enthalten |
| Individuelle Lösungsansätze | Nicht enthalten | Nicht enthalten | Enthalten |
Premium: Laufzeiten und Preise.
| Abrechnungszeitraum | Nettopreis je Ressource | Ersparnis* | Kündigung |
|---|---|---|---|
| 1 Monat | 12,99 € pro Monat | – | Zum Ende des auf die Kündigung folgenden Kalendermonats |
| 1 Jahr | 149,99 € gesamt | 5,89 € · rund 3,8 % | Spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Lizenzlaufzeit |
| 3 Jahre | 436,47 € gesamt | 31,17 € · rund 6,7 % | Spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Lizenzlaufzeit |
| 5 Jahre | 712,45 € gesamt | 66,95 € · rund 8,6 % | Spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Lizenzlaufzeit |
Laufzeit und Verlängerung: Die Lizenzlaufzeit entspricht dem bei der Bestellung gewählten Abrechnungszeitraum: ein Monat, ein Jahr, drei Jahre oder fünf Jahre. Die Lizenz verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum.
* Gegenüber durchgehend monatlicher Abrechnung zu 12,99 € je Ressource über denselben Zeitraum. Prozentwerte gerundet. Die Ein-, Drei- und Fünfjahrespreise sind Gesamtpreise für die jeweilige Laufzeit.
Aktuelle Preise und Bedingungen im Shop.
Ein Raum, zwei Displays, eine Lizenz
Ein Wanddisplay vor dem Raum und ein Tischdisplay im Raum greifen auf dieselbe Ressource zu. Dafür benötigen Sie eine Ressourcenlizenz.
Für eine oder 200 Ressourcen
Starten Sie mit einer einzelnen Ressource oder statten Sie beispielsweise 200 Ressourcen aus. Auch der Einsatz über mehrere Standorte ist möglich.
7 Tage Premium testen. Danach Free.
Registrieren Sie sich und testen Sie HXA Room Booking sieben Tage mit einer Premium-Lizenz. Anschließend wechselt die Testlizenz zu Free. So können Sie die Lösung vor einer Kaufentscheidung selbst ausprobieren.
Registrieren und 7 Tage testen · Preise und Lizenzen im Shop ansehen
Vom Arbeitsplatz bis zum Raumdisplay.
Buchen Sie über Ihren Raumkalender oder direkt mit HXA Room Booking. Vorhandene Tablets können das HXA Display ergänzen oder ersetzen.
Outlook, Teams und Microsoft-Kalender
Buchen Sie aus Outlook, Teams oder anderen Microsoft-Buchungsoberflächen – am Arbeitsplatz, im Web oder mobil. Entscheidend ist, dass die Buchung als Ereignis im angebundenen Ressourcenkalender steht.
Tablet, Smartphone und Web
HXA Room Booking ist als App für iOS, Android und Windows sowie als Progressive Web App verfügbar.
Direkt am Raum
Am Touch-Display spontan buchen, die Nutzung bestätigen oder den Raum freigeben. Am Innen- oder Tischdisplay lässt sich die Buchung verlängern.
Welche vorhandenen Geräte passen?
| Vorhandenes Gerät | Zugang |
|---|---|
| iPad |  |
| Android-Tablet |  |
| Microsoft Surface / Windows-Gerät |  |
| Gerät mit Webbrowser |  |
Unterstützt werden Geräte, die Progressive Web Apps (PWAs) ausführen können. Dazu kommen Apps für Android, iOS und Windows. Auch bei einem Samsung-Tablet oder -Display ist entscheidend, dass es die PWA ausführen kann.
Raumbuchungssoftware oder Komplettsystem?
Raumbuchungssoftware
Mit der HXA Room Booking App prüfen Sie die Verfügbarkeit, buchen Besprechungsräume und behalten Termine im Raumkalender im Blick. Nutzen Sie die Raumbuchungssoftware auf kompatiblen vorhandenen Geräten.
- Raumkalender und bevorstehende Termine
- Spontane Buchung mit Quick Booking
- Check-in, Check-out und automatische Freigabe
Komplettsystem mit HXA Display
Raumbuchungssoftware und HXA Touch-Display bilden ein Komplettsystem zur digitalen Raumbuchung. Wählen Sie ein Wanddisplay am Konferenzraum oder eine Tischvariante mit Standfuß.
- Touch-Displays mit 10,1 oder 10,95 Zoll
- Wanddisplay mit umlaufendem LED-Band oder Tischdisplay mit Standfuß bzw. Dual Screen
- NFC und Stromversorgung passend zur gewählten Ausstattung
Raumbuchungssoftware im Alltag.
Raum finden, spontan buchen und die Nutzung steuern – direkt am Display oder in der App.
HXA Room Booking verbindet sichtbare Raumverfügbarkeit mit konfigurierbaren Buchungsabläufen. Sie legen zentral fest, wie Ihre Räume angezeigt, gebucht und wieder freigegeben werden.
Buchung am Display erleben
Raum verfügbar
Grün zeigt: Der Raum ist frei. Starten Sie eine spontane Buchung direkt am Display.
Interaktive Produktvorschau auf Basis der Testaufnahmen. Uhrzeiten und Termine sind Beispieldaten. Es wird keine Buchung ausgelöst.
Ein Raum. Ein Termin. Drei Zustände.
Zauberwald · Team-Meeting · 10:30–11:00 Uhr
Der Raum ist frei. Das Team-Meeting ist bereits für 10:30 Uhr eingetragen.
Erklärende Produktvorschau auf Basis der Testaufnahmen mit einem durchgängigen Kalenderbeispiel. Kein Live-Kalender.
So begleitet HXA Ihr Meeting.
Raum finden
Freie Räume und nächste Termine auf einen Blick erkennen. Bei aktivierter Grundrissfunktion können Sie auch über den Raumplan buchen.
Quick Booking
Einen freien Raum direkt am Display buchen – mit vorgegebenem oder eigenem Termintitel.
Einchecken
Die Raumnutzung bestätigen, bei Bedarf schon vor Terminbeginn. Ohne Check-in kann die Buchung nach der eingestellten Frist automatisch freigegeben werden.
Verlängern & freigeben
Am Innen- oder Tischdisplay verlängern, ohne den Raum zu verlassen. Nach dem Meeting den Raum per Check-out freigeben.
Buchungsinfos nach Ihren Regeln.
Details über das „i“
Über das „i“ in der Event-Box öffnen Sie Start, Ende und weitere Buchungsinfos. Bei Kalenderterminen können auch Organisator und Teilnehmer angezeigt werden – hilfreich für eingeladene Personen.
Namentlich buchen mit NFC
Bei Quick Booking ist der Organisator nur bei einer Buchung mit NFC-Identifizierung namentlich erkennbar. Ob der Name angezeigt wird, entscheidet die Administratorkonfiguration.
Datenschutz konfigurieren
Der Administrator legt fest, welche Angaben sichtbar sind. Namen von Organisator und Teilnehmern können zur Unterstützung einer DSGVO-konformen Nutzung ausgeblendet werden.
Chip vorhalten. Im eigenen Namen buchen.
Authentifizieren Sie sich am HXA Display mit Ihrem zugeordneten NFC-Chip. Check-in und Quick Booking erfolgen damit im persönlichen Benutzerkontext.
Der Chip identifiziert die Person für die Buchung. Ob der Name auf dem Display erscheint, legt der Administrator fest.
- Mit NFC authentifizieren
- Einchecken oder per Quick Booking buchen
- Dem eigenen Benutzer zugeordnet
Auch Arbeitsplätze buchen? HXA Sparo.
Mit der HXA Sparo App planen Sie Räume und Arbeitsplätze. So ergänzen Sie die Raumbuchung am Display um die Buchung von Arbeitsplätzen in Ihrem Büro.
Ihre Räume. Ihre Regeln. Zentral verwaltet.
Darstellung, Geräte und Buchungsverhalten passend zu Ihrem Unternehmen einstellen.
Anzeige und Branding
Raumnamen, Ressourcenbilder, Design und Farbschema anpassen. Eigene Hintergrundbilder für freie, bevorstehend belegte und belegte Räume hinterlegen. Bildschirmschoner, Uhrdarstellung und Wetteranzeige ergänzen die Anzeige auf unterstützten Geräten.
Zentrale Geräteverwaltung
Geräte mit einer Raumressource verbinden und Plattform, App-Version, Online-Status sowie letzte Verbindung im Portal einsehen. Für HXA-Geräte steht ein aktivierbarer Energiesparmodus zur Verfügung.
Buchungsregeln anpassen
Maximale Buchungsdauer, Teilnehmeroption und Termintitel festlegen. Zeitraum und Umfang der Terminvorschau sowie Check-in- und Freigabefristen einstellen. Die Verlängerung lässt sich am äußeren Raumdisplay deaktivieren und innen bereitstellen.
Mehr Möglichkeiten direkt im Raum.
Erweitern Sie Ihre Raumbuchung um Services, einen Meeting-Timer oder die Vorbereitung der Raumtemperatur.
Room Service
Getränke, Catering oder Serviceleistungen über einen eigenen Artikelkatalog am ausgewählten Gerät anbieten. Kategorien und Preise hinterlegen und E-Mail-Empfänger für Bestellungen festlegen.
Meeting-Timer
Den Timer auf ausgewählten Geräten aktivieren. Signalton, Ausgabegeräte, Lautstärke und Signaldauer konfigurieren. Das Stoppen oder Verlängern der Zeit lässt sich optional per PIN schützen.
Raumtemperatur
Vor gebuchten Terminen automatisch zur eingestellten Komforttemperatur wechseln. Stand-by- und Komforttemperatur sowie die Vorlaufzeit individuell festlegen. Die technische Anbindung wird für Ihre Ausstattung abgestimmt.
Die Add-ons werden gesondert lizenziert. Die erreichbare Raumtemperatur hängt von Anlage und Raumbedingungen ab.
Raumbuchungsdisplays und digitale Türschilder.
An der Wand oder auf dem Tisch – wählen Sie die passende Bauform. Als digitales Türschild zeigt das Wanddisplay die Raumbelegung direkt am Besprechungsraum. So verbindet digitale Raumbeschilderung Orientierung mit spontaner Buchung.
Wanddisplay am Konferenzraum
Direkt am Eingang: Raumstatus sehen, den nächsten Termin prüfen und spontan buchen. Für dauerhaft eingerichtete Besprechungs- und Konferenzräume.
Tischdisplay · 10,95 Zoll
Die aufrechte Bauform mit integriertem Standfuß setzt die Raumbuchung auf dem Tisch oder am Empfang in Szene. Eine kompakte Lösung für gut sichtbare Rauminformationen.
Tischdisplay · Dual Screen
Zwei gegenüberliegende 10,1-Zoll-Anzeigen in einem Gerät – als Variante für Empfang und Besprechungstisch. Die passende HXA-Anzeige und Bedienung auf beiden Seiten stimmen wir für Ihren Einsatz ab.
Produktvisualisierungen mit HXA Room Booking. Tischmodelle als Ausführungsoptionen; Ausstattung und Softwarekonfiguration nach Abstimmung.
HXA Wanddisplay · 10,1 Zoll
Die dokumentierte Wandvariante verbindet Touch-Bedienung, sichtbaren Raumstatus und NFC.
Die Angaben beziehen sich auf die 10,1-Zoll-Wandvariante. Tisch- und Dual-Screen-Modelle haben eine eigene Ausstattung.
| Merkmal | Ausstattung |
|---|---|
| Anzeige | 10,1-Zoll-IPS-Display, 1280 × 800 Pixel, kapazitiver 10-Punkt-Touchscreen und umlaufender LED-Statusrahmen |
| Netzwerk | Ethernet und WLAN; Bluetooth |
| Stromversorgung | PoE nach IEEE 802.3af/at; Netzadapter als Zubehör erhältlich |
| NFC | Integrierter NFC-Leser |
| Maße (B × H × T) | 249,36 × 168,39 × 24 mm |
| Montage | Wandhalterung; VESA-Unterstützung |
| Garantie | 1 Jahr; auf Wunsch gegen Aufpreis auf insgesamt 2 Jahre verlängerbar |
| Hardwarepreis | 499,99 € netto je Display, zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer; Ressourcenlizenz separat |
Cloud-Service und Ihr Raumkalender.
HXA-Komponenten und Kalender sind getrennte Bausteine Ihrer Lösung.
HXA.io Service
HXA Room Booking wird ausschließlich als Cloud-SaaS bereitgestellt. Der angebundene Kalender kann in Microsoft 365 oder in Exchange Server SE On-Premises liegen. Die HXA-Plattform selbst wird nicht lokal beim Kunden betrieben.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Für den Cloud-Betrieb stellen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach deutschem und europäischem Recht bereit. Die Anzeige von Namen in Buchungsinfos lässt sich administrativ konfigurieren.
Netzwerk vorbereiten
Für die Kalenderanbindung wird ausgehendes HTTPS über Port 443 benötigt. Je nach Connector sind portal.hxa.io, graph.microsoft.com, login.microsoftonline.com und Ihr Exchange-Endpunkt relevant.
Raumbuchung im Einsatz.
Sitec Information Technology
Berichtet über die Organisation von Besprechungen und Workshops in einem Komplex mit mehreren Besprechungsräumen und Meeting-Pods.
AKE Systemtechnik GmbH
Beschreibt den Einsatz für Kundentermine, Besprechungen und die Organisation von Room Service.
So planen wir Ihre Raumbuchung.
Kalender, Räume und Geräte: Gemeinsam klären wir, welche Lösung zu Ihrem Büro passt.
01 · Kalenderumgebung klären
Microsoft 365, Exchange Server SE On-Premises oder ohne Microsoft: Wir besprechen Ihre vorhandene Umgebung und die passende Anbindung.
02 · Räume und Geräte abstimmen
Wie viele Räume möchten Sie ausstatten? Nutzen Sie kompatible vorhandene Geräte oder planen Sie HXA Wand- und Tischdisplays? Gemeinsam grenzen wir die Ausstattung ein.
03 · Einführung vorbereiten
In der persönlichen Demo besprechen wir Ihre Buchungsabläufe, Check-in und automatische Raumfreigabe. Bereitstellung, Netzwerkanforderungen und Konfiguration stimmen wir für Ihr Vorhaben ab.
Fragen zu Raumbuchungssoftware und Displays
Was ist ein Raumbuchungssystem?
Ein Raumbuchungssystem unterstützt die digitale Buchung und Verwaltung von Besprechungs- und Konferenzräumen. HXA Room Booking zeigt Verfügbarkeit und Termine im Raumkalender und ermöglicht spontane Buchungen. Sie wählen zwischen der Software auf kompatiblen Geräten und einem Komplettsystem mit HXA Display.
Kann ich Besprechungsräume mit Microsoft 365 buchen?
Ja. HXA Room Booking lässt sich mit Microsoft 365 und Exchange Online verbinden und nutzt Ihre bestehenden Raumkalender. Alternativ unterstützt die Software Exchange Server SE On-Premises und den Einsatz ohne Microsoft.
Funktioniert HXA Room Booking ohne Microsoft?
Ja. HXA Room Booking lässt sich auch ohne Microsoft 365 oder Exchange einsetzen.
Wird Exchange Server Subscription Edition unterstützt?
Ja. HXA Room Booking unterstützt die Anbindung an Exchange Server SE On-Premises.
Kann ich die Software ohne HXA Display verwenden?
Ja. Sie können die Software auf kompatiblen vorhandenen Geräten nutzen. Alternativ erhalten Sie ein Komplettsystem mit HXA Display.
Wie hilft die automatische Raumfreigabe bei No-Shows?
Mit aktivierter Check-in-Funktion können Reservierungen nach ausbleibender Bestätigung automatisch freigegeben werden. Die passende Konfiguration stimmen wir mit Ihnen ab.
Bedeutet Exchange On-Premises einen vollständig lokalen HXA-Betrieb?
Nein. Exchange Server SE On-Premises betrifft den angebundenen Kalender. HXA Room Booking selbst wird ausschließlich als Cloud-SaaS bereitgestellt.
Gibt es das HXA Display für Wand und Tisch?
Ja. Für die angebotenen Wand- und Tischvarianten beraten wir Sie zur passenden Ausstattung und Aufstellung.
Welche Maße und Anschlüsse hat das HXA Wanddisplay?
Das hier gezeigte 10,1-Zoll-Wanddisplay misst 249,36 × 168,39 × 24 mm (B × H × T). Die Maßzeichnung zeigt Vorder-, Seiten- und Rückansicht sowie die Anschlussanordnung. Die Angaben gelten für diese Wandvariante.
Besprechen wir Ihre Räume.
Sie planen eine neue Raumbuchung oder möchten Ihre bestehende Lösung ersetzen? Wir zeigen Ihnen HXA Room Booking und besprechen die passende Kombination aus Software, Displays und Kalenderanbindung.